Maatwerk plugin voor Brede School Buitenschoolse Activiteiten

Wie verantwoordelijk is voor de organisatie van buitenschoolse activiteiten weet hoe complex het kan worden. Contracten die niet kloppen of onduidelijk zijn, facturen waarbij achteraf discussie ontstaat over wat er nu precies was afgesproken, afspraken die mondeling worden gemaakt maar nergens goed worden vastgelegd, en communicatie die versnipperd is over e-mail, telefoon en papier. Het resultaat: tijdverlies, fouten en frustratie bij zowel de organisatie als de externe aanbieders.

Voor Unicoz, de organisatie achter de Brede School buitenschoolse activiteiten, was dit herkenbaar. Zij vroegen Melange Design om een oplossing op maat.

Het resultaat: een volledig maatwerksysteem gebouwd als WordPress plugin.

Van offerte tot betaalde factuur loopt alles via één systeem. Contracten worden digitaal aangemaakt en verstuurd naar externe aanbieders, die via een persoonlijk portaal hun gegevens aanvullen en het contract digitaal ondertekenen. De plugin genereert automatisch een PDF, verstuurt bevestigingen naar alle betrokken partijen en koppelt de workshop direct aan de EventON agenda zodat ouders zich online kunnen inschrijven.

Het systeem bewaakt ook de VOG van elke docent en stuurt automatisch herinneringen als een verklaring bijna verloopt. Lesreminders gaan automatisch naar docenten en aanbieders, en maandelijkse rapportages worden automatisch gegenereerd en verstuurd.

Het resultaat is een systeem waarbij niets meer tussen wal en schip valt. Alle afspraken zijn gedocumenteerd, alle communicatie loopt via één plek en de administratie beheert zichzelf grotendeels automatisch.

Ben jij ook op zoek naar een slimme maatwerk oplossing voor jouw organisatie?

Neem dan contact op via info@melange-design.nl of bel 06-81150687.