Maatwerk plugin voor de Brede School
Wie verantwoordelijk is voor de organisatie van buitenschoolse activiteiten weet hoe complex het kan worden. Contracten die niet kloppen, facturen waarbij achteraf discussie ontstaat, afspraken die mondeling worden gemaakt maar nergens goed worden vastgelegd, en communicatie die versnipperd is over e-mail, telefoon en papier. Voor Unicoz, de organisatie achter de Brede School buitenschoolse activiteiten, was dit herkenbaar. Het resultaat: een volledig maatwerksysteem gebouwd als WordPress plugin.
Van offerte tot betaalde factuur in een systeem
Contracten worden digitaal aangemaakt en verstuurd naar externe aanbieders, die via een persoonlijk portaal hun gegevens aanvullen en het contract digitaal ondertekenen. De plugin genereert automatisch een PDF, verstuurt bevestigingen naar alle betrokken partijen en koppelt de workshop direct aan de EventON agenda zodat ouders zich online kunnen inschrijven.
Automatische bewaking en herinneringen
Het systeem bewaakt ook de VOG van elke docent en stuurt automatisch herinneringen als een verklaring bijna verloopt. Lesreminders gaan automatisch naar docenten en aanbieders, en maandelijkse rapportages worden automatisch gegenereerd en verstuurd.
Het resultaat is een systeem waarbij niets meer tussen wal en schip valt. Alle afspraken zijn gedocumenteerd, alle communicatie loopt via een plek en de administratie beheert zichzelf grotendeels automatisch.
Ben jij ook op zoek naar een slimme maatwerk-oplossing voor jouw organisatie?
Contracten, facturen en communicatie die nu nog versnipperd verlopen, in een gebruiksvriendelijk systeem? In een gratis strategiegesprek van 45 minuten denk ik met je mee over de beste aanpak.
Geen accountmanager en geen tussenlaag: je spreekt direct met mij, Jacy Toetenel, eigenaar van Melange Design uit Zoetermeer. Persoonlijk advies, snelle reactie en eerlijk over wat wel en niet de moeite waard is.
45 minuten, kosteloos en vrijblijvend