Website Bredeschool Unicoz
De Brede School is het naschoolse activiteitenaanbod van Unicoz voor basisscholen in Zoetermeer: workshops, sport en cultuur waarmee kinderen na schooltijd kennismaken met iets nieuws, van koken tot theater. unicoz.bredeschool.eu is de plek waar ouders dat aanbod vinden en hun kind ervoor aanmelden.
Het probleem: aanmelden was handwerk
Voordat deze website er was, liep een aanmelding voor een activiteit via een briefje dat mee naar huis ging, via de mail of telefonisch. Wilde een ouder weer afmelden, dan moest daarvoor gebeld worden. Voor de coordinator die dit naast haar andere werk deed, betekende dit veel handmatig overzicht bijhouden: wie stond ingeschreven, hoeveel plekken waren er nog vrij en welke workshop zat al vol. Scholen en aanbieders hadden zelf geen inzicht in de actuele status, dus ook die vragen kwamen steeds weer bij de coordinator terecht.
De aanpak: een eigen aanmeldsysteem
In overleg met de coordinator heb ik een website gebouwd waarop ouders alle beschikbare activiteiten kunnen doorzoeken, hun kind aanmelden en meteen een bevestiging ontvangen. Bij elke workshop is in een oogopslag te zien hoeveel plekken er nog vrij zijn, want niet elke activiteit heeft ruimte voor een onbeperkt aantal kinderen. Loopt een workshop vol, dan komt een volgende aanmelding automatisch op een reservelijst terecht in plaats van dat de coordinator dat handmatig moet bijhouden. Is een groep compleet, dan is de deelnemerslijst met een enkele klik te versturen naar de organisator van de activiteit.
Het uitgangspunt was steeds hetzelfde: de coordinator moet minder tijd kwijt zijn aan bijhouden en meer tijd overhouden voor de begeleiding van de activiteiten zelf. Daarom is gekozen voor een eigen, overzichtelijke oplossing die precies aansluit op de manier waarop de Brede School werkt, in plaats van een kant en klaar boekingssysteem dat toch weer met de hand aangepast moet worden aan de eigen werkwijze.
Wat het systeem automatisch regelt
- Evenementen of workshops toevoegen voor een bepaalde tijd of de hele dag
- Maximum aantal deelnemers instellen, resterende plekken direct zichtbaar
- Automatische reservelijst zodra het maximum is bereikt
- Geschikt voor desktop computers en smartphones
- Een sprekende foto en volledige informatie per workshop
- Meerdere locaties, zodat deelnemers precies weten waar ze moeten zijn
- Automatische e-mailbevestiging en herinneringen bij een reservering
Bekijk de website op unicoz.bredeschool.eu
Het resultaat: overzicht voor iedereen
Ouders vinden nu zelf hun weg naar het aanbod en melden hun kind in een paar stappen aan, zonder briefje en zonder telefoontje. De coordinator hoeft niet meer zelf bij te houden wie waar staat ingeschreven: dat overzicht staat gewoon in het systeem, inclusief wachtlijst en volle workshops. Aanbieders krijgen hun deelnemerslijst kant en klaar aangeleverd in plaats van dat die apart wordt samengesteld. Het aanmelden en het overzicht dat daarbij hoort, staan zo op een vaste plek in plaats van verspreid over mail, telefoon en papier. Voor een activiteitenaanbod dat elk seizoen weer verandert, is dat een stuk prettiger werken dan een stapel briefjes en een lange mailwisseling bijhouden.
Herken je dit soort handwerk in je eigen organisatie? Op de pagina over maatwerk-oplossingen lees je wat een eigen systeem voor jouw processen kan betekenen. Werk je zelf voor een school of een andere non-profit, kijk dan ook op de pagina non-profit specialist voor wat ik voor die sector doe.
Ook op zoek naar een reserverings- of aanmeldsysteem?
Voor workshops, activiteiten of tickets, volledig aan te passen aan jouw wensen. In een gratis strategiegesprek van 45 minuten denk ik met je mee over de beste aanpak.
Geen accountmanager en geen tussenlaag: je spreekt direct met mij, Jacy Toetenel, eigenaar van Melange Design uit Zoetermeer. Persoonlijk advies, snelle reactie en eerlijk over wat wel en niet de moeite waard is.
45 minuten, kosteloos en vrijblijvend